Ofislərdə Kartric Xərclərini Azaltmağın Yolları
Müasir biznes dünyasında rəqəmsallaşma sürətlə daxil olsa da, kağız sənəd dövriyyəsi hələ də ofis fəaliyyətinin mühüm bir hissəsini təşkil edir. Müqavilələr, hesabatlar, qaimələr və gündəlik qeydlər printerlərin davamlı olaraq işləməsini məcbur edir. Lakin bir çox şirkət rəhbərləri və maliyyə menecerləri ayın sonunda ofis xərclərini nəzərdən keçirərkən kartric və toner xərclərinin gözləniləndən çox daha yüksək olduğunun şahidi olurlar. Kartric xərcləri düzgün idarə olunmadıqda şirkət büdcəsinə ciddi və daimi bir yükə çevrilə bilir. Yaxşı xəbər budur ki, çap keyfiyyətindən və iş səmərəliliyindən güzəştə getmədən bu xərcləri əhəmiyyətli dərəcədə azaltmaq mümkündür. Techbar olaraq bu yazımızda ofisinizdə kartric xərclərinə qənaət etməyin ən effektiv və praktiki yollarını təqdim edirik.
1. Qənaət (Draft / Eco) Rejimindən İstifadə Edin
Ofislərdə çap olunan sənədlərin böyük bir hissəsi şirkət daxili istifadə, yoxlama və ya sadə qaralamalar üçün nəzərdə tutulur. Belə sənədlərin maksimum dərəcədə tünd və yüksək keyfiyyətdə çap olunmasına heç bir ehtiyac yoxdur.
Printerlərin proqram təminatında mövcud olan “Draft” (Qaralama) və ya “Eco Mode” (Eko Rejim) funksiyası toner tozunun və ya mürəkkəbin istifadəsini təxminən otuz faizə qədər azaldır. Bu rejim aktiv edildikdə sənədlər bir az daha açıq rəngdə çap olunur, lakin oxunma keyfiyyəti tamamilə qorunub saxlanılır. Gündəlik iş prosesində bu rejimi standart olaraq təyin etmək və yalnız müştərilərə təqdim olunacaq rəsmi sənədlər üçün yüksək keyfiyyət rejiminə keçmək uzunmüddətli perspektivdə böyük qənaət təmin edir.
2. Şrift Seçiminə Diqqət Yetirin (Eko-Şriftlər)
İlk baxışdan əhəmiyyətsiz bir detal kimi görünsə də, sənədlərdə istifadə olunan yazı şriftlərinin (font) növü kartriclərin bitmə sürətinə birbaşa təsir göstərir. Bəzi şriftlər strukturları etibarilə kağız üzərində daha çox sahə tutur və daha çox mürəkkəb tələb edir.
Məsələn, ofis mühitində çox geniş istifadə olunan “Arial” şrifti “Times New Roman” və ya “Calibri” şriftlərinə nisbətən daha çox toner sərf edir. Bundan əlavə, daxilində kiçik mikroskopik boşluqlar olan və xüsusi olaraq mürəkkəb qənaəti üçün hazırlanmış “Ecofont” kimi xüsusi yazı növləri də mövcuddur. Ofis daxilində standart yazı qaydalarını daha qənaətcil şriftlərə dəyişməklə bir kartricin ömrünü gözləniləndən daha çox uzatmaq mümkündür.
3. Çap Strategiyasını Dəyişin: Rəngli Çapı Məhdudlaşdırın
Kartric xərclərinin sürətlə artmasının ən böyük səbəblərindən biri də işçilərin ehtiyac olmadığı halda rəngli çap funksiyasından istifadə etməsidir. Rəngli kartriclər və tonerlər qara rənglə müqayisədə hər zaman daha baha qiymətə satılır və daha tez tükənir.
Bunun qarşısını almaq üçün ofis daxilindəki çoxfunksiyalı printerlərin parametrlərindən rəngli çapı yalnız xüsusi icazəsi olan şəxslər üçün aktiv etmək olar. Digər bütün kompüterlər üçün standart çap parametrini “Monochrome” (Qara-ağ) rejimində sabitlemək lazımdır. Sənədin daxilində kiçik bir rəngli loqo və ya internet linki olduqda printer avtomatik rəngli kartricləri işə salır ki, bunun da qarşısını qara-ağ rejimi ilə asanlıqla almaq olar.
4. Mürəkkəb Çənli (Tank) və ya Yüksək Resurslu Printerlərə Keçid Edin
Əgər ofisinizdə köhnə nəsil kiçik kartricli şırnaqlı printerlərdən istifadə edirsinizsə, nə qədər qənaət etməyə çalışsanız da xərcləri istənilən səviyyəyə sala bilməyəcəksiniz. Bu tip cihazların kartric tutumu çox kiçik olur və dərhal bitir.
Böyük həcmdə çap işləri olan ofislər üçün ən doğru addım daxili mürəkkəb çənləri olan (Tank System) printerlərə və ya yüksək tutumlu lazer cihazlarına investisiya etməkdir. Bu texnologiyalar ilkin satınalma mərhələsində baha görünsə də, bir dəfə doldurulan toner və ya mürəkkəblə minlərlə səhifə çap etməyə imkan tanıyır. Səhifə başına düşən maya dəyəri bu cihazlarda minimal səviyyədə olur və öz xərcini qısa müddətdə çıxarır.
5. Boş Çapların Qarşısını Almaq Üçün Proqram Təminatları Qurun
Ofislərdə tez-tez qarşılaşılan mənzərələrdən biri də printerlərin çıxış tepsisində unudulmuş və heç kimə lazım olmayan vərəqlərdir. İşçilər bəzən səhvən eyni sənədi bir neçə dəfə göndərir və ya çap etdikləri vərəqi götürməyi unudurlar.
Bu israfın qarşısını almaq üçün printer idarəetmə proqramlarından istifadə etmək ən effektiv həll yoludur. Bu sistemlər sayəsində işçi kompüterdən çap əmri göndərdikdə sənəd dərhal çap olunmur. İşçi printerin yanına yaxınlaşıb öz şəxsi kartını oxutduqdan və ya daxili ekranda öz kodunu yazdıqdan sonra çap prosesi başlayır. Bu həm şirkət daxili sənəd təhlükəsizliyini təmin edir, həm də unudulan boş çapların sayını sıfıra endirir.
6. Rəqəmsal Təsdiq və Bulud Sistemlərini İnkişaf Etdirin
Ən böyük kartric qənaəti, əslində, çap olunmayan sənəddən əldə edilən qənaətdir. Ofis daxilindəki bir çox prosesi rəqəmsal formata keçirməklə printerlərə olan ehtiyacı kökündən azaltmaq olar.
Müqavilələrin və daxili sənədlərin təsdiqi üçün elektron imza sistemlərindən istifadə etmək, sənədləri qovluqlarda saxlamaq əvəzinə təhlükəsiz bulud (Cloud) bazalarına yükləmək ofis səmərəliliyini artırır. İşçilər sənədləri bir-birinə kağız üzərində deyil, planşet və ya noutbuk ekranından təqdim etdikdə həm kağız, həm də kartric xərcləri birbaşa olaraq şirkətin büdcəsində qalır.
Xülasə
Ofislərdə kartric xərclərini azaltmaq yalnız avadanlıqları dəyişməklə deyil, həm də düzgün bir çap mədəniyyəti formalaşdırmaqla mümkündür. Kiçik addımlar kimi görünən şrift dəyişikliyi, qaralama rejimi və rəngli çap məhdudiyyətləri birləşdikdə ayın sonunda ofis büdcəsinə ciddi miqdarda qənaət olaraq geri dönür. Techbar olaraq tövsiyə edirik ki, ofisiniz üçün printer və sərfiyyat materialları seçərkən hər zaman səhifə başına düşən çap xərcini hesablayasınız və texnoloji yeniliklərdən maksimum dərəcədə faydalanasınız.